La historia de la humanidad es implacable y deja en evidencia una verdad irrefutable: lo que hoy es moderno, mañana no lo será. Las herramientas, los procesos, las estrategias y las técnicas que fueron innovadores en el pasado, hoy ya no lo son. Es un proceso natural de evolución que constantemente sigue su curso, y en la actualidad no es excepción.
En ese sentido, hay algunas herramientas que la tecnología nos ha dado y que vienen a reemplazar a sus predecesoras, que hoy ya son obsoletas y no tienen mayor utilidad. Uno de estos recursos es la facturación electrónica, el sistema que está revolucionando la tributación a nivel mundial -Latinoamérica está a la vanguardia en el uso de esta solución- y que ha dejado en el pasado a la facturación
tradicional.
La emisión electrónica de comprobantes es ampliamente superior a la tradicional, en todos los aspectos posibles. A contramano de los mencionados avances y lo que indican los procesos de digitalización tan recomendados a nivel mundial, la facturación manual continúa siendo un proceso poco efectivo, poco amigable con el medio ambiente y, principalmente, una herramienta arcaica para los tiempos que corren, con las necesidades de una sociedad modernizada.
Al respecto, hablamos con el Ing. Rafael Montero, CEO de GuruSoft, compañía especializada en el rubro en América Latina, quien nos comenta: “Esa contienda de Facturación Electrónica contra la tradicional no es tal, no hay absolutamente nada en lo que la emisión manual de comprobantes sea mejor que la electrónica. La Facturación Electrónica es el paso adelante que se da en la optimización de procesos, de recursos. Ahorrando, entre otros recursos, tiempo y dinero para dedicarlos a otros aspectos del negocio que lo requieran. Es poder despreocuparse de un asunto que solía ser engorroso y costoso, para pasar a uno que viene a facilitar las cosas”.
Para hacer aún más evidente esta superioridad de un modelo de facturación frente al otro, bien vale contrastar las principales características de cada uno, para ver de manera más clara esta apabullante supremacía de la alternativa tecnológica:
• Resguardo de la información: mientras que en la facturación tradicional la información corre un constante riesgo de pérdida o extravío, la Facturación Electrónica emplea los más altos estándares de Seguridad de la Información para brindar un respaldo altamente confiable.
• Proceso de emisión: el método tradicional acarrea todas las demoras implicadas en el trabajo manual, mientras que el electrónico es un proceso automatizado con un tiempo ínfimo, de milésimas de segundos.
• Almacenamiento: la facturación tradicional acarrea la responsabilidad de contar con un espacio físico para guardar las carpetas, archivadores y demás maneras de recopilación necesarias; la facturación electrónica por su parte soluciona esto almacenando toda la información y facturas en la nube, accesibles desde la palma de la mano.
• Costos: tintas caras, impresoras especiales, mantenimientos caros y demás gastos derivados son una constante en la emisión tradicional de facturas, mientras que la electrónica es un software especializado con un costo muy bajo y que no requiere ningún tipo de insumo ni mantenimiento.
• Disponibilidad y acceso a las facturas emitidas: la facturación electrónica posee un backup en la nube, con acceso inmediato e ilimitado, desde cualquier momento y lugar, al archivo de facturas emitidas. La facturación tradicional requiere trasladarse al depósito de contabilidad, demandado tiempo y esfuerzo para la búsqueda de archivos.
• Papelería: la facturación tradicional implica gastos de reposición de papelería, daño ecológico y acumulación de archivos; la electrónica elimina todos estos ítems engorrosos.
Vistos de esta manera, contrastándolas sin ningún tipo de rodeos ni concesiones, queda claro que son dos clases de facturación muy distintas, pero sobre todo que una es mucho más eficiente y provechosa que la otra. La emisión tradicional de comprobantes es parte del pasado, mientras que la electrónica es el futuro que llegó
para quedarse.
Migrar a un sistema mejor
Muchos panameños se encuentran en la duda respecto a si migrar o no en esta etapa de masificación voluntaria que implementó la Dirección General de Ingresos (DGI), muchos de ellos por desconocimiento de las ventajas de la Facturación Electrónica, pero otros tantos también por temores respecto al proceso de migración y los costos que implique.
Sobre esto, el Ing. Montero aseveró: “No hay que dudarlo un segundo: se debe migrar urgente a la Facturación Electrónica. No sólo que es más accesible, sino que ahorra hasta un 80% los costos derivados de la facturación, entre papelería, tintas,
mantenimientos, almacenamientos y demás ítems. Respecto a la facilidad, es un sistema sumamente sencillo y la migración lo es aún más. La DGI lo comprobó de primera mano con el Plan Piloto, mediante el cual, con algunas empresas, probó el sistema en la economía panameña. Los precios de los planes de facturación electrónica van desde los más pequeños y económicos, co valores menores al de una hamburguesa en cualquier cadena de comida rápida, a los más específicos para las empresas grandes”.
Todos los caminos llevan a la digitalización
Actualmente el mundo está inmerso en un proceso de digitalización que está cambiando toda la vida tal como la conocemos. Mediante los avances de la tecnología, se reemplazan procesos, herramientas y técnicas por las que propone la innovación. Todo aquello que pueda ser realizable por máquinas, lo será en un futuro cercano. Las personas se ocuparán de aquellas tareas menos repetitivas, las que requieran más estrategia e inteligencia. Las empresas o emprendimientos que no se adapten a la época de cambios que se vive, quedarán fuera del negocio tarde o temprano, y ahí radica la gran importancia de saber adoptar las nuevas tecnologías.
Teniendo en cuenta esta característica de evolución constante para no quedarse en el tiempo, la Facturación Electrónica es un paso que los negocios no sólo deben dar para aprovechar todos sus beneficios, sino que, al mismo tiempo, es esencial para no cederle a la competencia esa ventaja en un mercado tan dinámico y complejo, que no perdona los errores de criterio de este estilo.
“Actualmente, la digitalización es uno de los grandes retos de América Latina para lograr una mayor competitividad en el mercado global, por lo que las herramientas como la Facturación Electrónica son parte de la solución a ese problema, son un aliado valiosísimo que no puede desaprovecharse”, afirmó el Ing. Montero sobre el papel que puede cumplir este sistema ayudando a que la región acorte la brecha existente con los países desarrollados.
